ATATÜRK TOPRAK SU VE TARIMSAL METEOROLOJİ ARAŞTIRMA ENSTİTÜSÜ MÜDÜRLÜĞÜ
İÇ KONTROL SİSTEM FAALİYETLERİ
Müdürlüğümüz İç Kontrol Birimi kapsamında yürütülen faaliyetler aşağıda maddeler halinde verilmiştir.
İç Kontrol Sistemi Raporu Haziran 2011'de tamamlanmış olup, 2014 yılında revizyon çalışmaları tamamlanmıştır. 2016 yılı revizyon çalışmalarına devam edilmektedir.
KONTROL ORTAMI
1- Mevcut durum tespiti kapsamında;
* Verimlilik Sorunlarının Teşhisi
* Organizasyonel ve Yönetsel Süreçlerde Performans Analizi
* Birim-Bölüm Etkinliği Performans Analizi
* Etik Değerlendirme
* İç Kontrol Güvenilirlik Analizi
* İç Paydaş Memnuniyet Analizi
* Çalışanların Memnuniyeti
* Bilgi Sistemleri İhtiyaç Analizleri
başlıkları altında anket çalışmaları tamamlanarak mevcut durum tespit edilmiştir.
2- Etik Kurallar;
* Çalışanlara yönelik,
* Faaliyetlere yönelik,
* Yönetime yönelik olarak belirlenmiştir.
3- İş analizleri yapılarak, iş analizleri iyileştirme açık alanlar listesi oluşturulmuştur.
4- Temel Süreçler belirlenmiş olup,
* Yönetim süreçleri,
* Operasyonel süreçler,
* Destek süreçleri olmak üzere üç grupta sınıflandırılmıştır.
5- Temel süreçler belirlendikten sonra, her bir temel sürecin süreçleri, süreçlerin alt süreçleri ve alt süreçlerin de süreç adımları belirlenmiş ve her bir temel süreç için süreç hiyerarşisi tabloları hazırlanmıştır.
6- Her bir temel süreç için kritik kontrol noktaları belirlenmiştir.
7- Her bir süreç için temel süreç tanım formu hazırlanmıştır.
8- İş Akışları ve Organizasyon Şemaları;
* Enstitü organizasyon şeması çizilmiştir.
* Temel süreçler veya süreçler esas alınarak, iş unvanlarının gösterildiği "Organizasyon Şemaları" çizilmiştir.
* Her bir temel süreç için iş akış şemaları ayrıntılı olarak çizilmiştir.
9- Ortak görev ve sorumlulukların belirlenmesi;
Enstitüde ortak yapılan görevler belirlenmiş olup, yöneticiler, bölüm başkanları, teknik personel, istasyon sorumluları, birim sorumluları ve yardımcı personel için ortak görev, sorumluluk ve yetkiler verilmiştir.
10- Organizasyon şemalarında yer alan her bir iş unvanı için iş tanımları belirlenmiş, iş analizlerinde ayrıntılı olan bilgiler ve işler özet olarak ve yapılış sırasına göre hazırlanmıştır.
11- Yetki ile ilgili mevzuat çerçevesinde, sorumluluklar ve yetki sınırlarının açıkça tanımlanması ve görevlerin bu kapsamda dağıtılması amacıyla, verilecek kararların önemine ve riskine uygun olacak şekilde yetki devrinin açıklamasını ve tüm gerekli ayrıntılarıgösteren "Yetki Devri Formu" oluşturulmuştur.
12- Hassas görevler belirlenmiştir.
* Müdürlük Süreci
* Koordinatörlük Süreci
* Proje Hazırlama ve Yönetimi Süreci
* Laboratuvar Süreci
* Satın Alma Süreci
* Döner Sermaye İşlemleri
* Mali İşler İşlemleri
RİSK YÖNETİMİ
Risklerin Belirlenmesi, Değerlendirilmesi ve Yönetilmesi aşamalarından oluşmaktadır.
Risklerin Belirlenmesi
1- Yapılan anketler sonucunda iyileştirmeye açık alanlar listesi oluşturulmuştur.
2-Varyans analiz tablosu (Mevcut Durum İle Olması Gereken Arasındaki Farkın Analizi) oluşturulmuştur.
3- Temel Risk Listesi;
* Misyon/Vizyon/Hedefler
* Performans Yönetimi ve Motivasyon
* İletişim ve Koordinasyon
* Hizmet İçi Eğitim
* Personel Yapısı
* Çalışma Ortamı Koşulları
* Organizasyon Yapısı ve Yönetim
* Bilgi Teknolojileri
başlıkları altında 35 madde olarak belirlenmiştir.
Risklerin Değerlendirilmesi
1- Belirlenen temel risklerle risk değerlendirme tablosu oluşturulmuştur.
* Riskin ortaya çıkma olasılığı
* Riskin gerçekleşmesi durumunda yarattığı etki
* Risk oluştuğunda ortaya çıkan hatanın tespit edilebilirliği
2- Riskin meydana gelme olasılığı ile yaratacağı etki puanı çarpılarak bulunan risk skoruna göre riskin önem dereceleri "Risk Derecelendirme Matrisi Tablosu"nda risk numaraları yazılarak gösterilmiştir.
3- "Kritik Risk Alanları Değerlendirme Tablosu" oluşturulmuştur.
Her bir riskin üzerinden gidilerek risklerin, kritik başarı faktörlerine (İç/Dış Müşteri Memnuniyeti, Hizmet Maliyeti, İşin Gerçekleşme Süresi, Süreci Etkileme Şiddeti, Çalışan Memnuniyeti) etkisi belirlenmiştir.
4- Riskler sınıflandırılmış olup, risklerin hangi alanla ilgili (yönetim ve operasyonel, stratejik, bilgi teknolojileri, izleme ve raporlama) olduğu belirlenmiştir.
5- Risk profil tabloları oluşturulmuştur.
6- Risk kapasitesini takdir etme tablosu oluşturularak, bünyesel ve artık riskler belirlenmiştir.
7- Risklere verilecek yanıtlar tablosu oluşturulmuştur. Risklere verilecek yanıtlar [riskin transferi (paylaşma), riski kabul etme (katlanma), riski azaltma (iyileştirme), riski bertaraf etme (kaçınma)] olmak üzere belirlenmiş ve yanıtlarla ilgili gerçekleşme alanları tespit edilmiştir.
8- Risk Eylem Planı tabloları;
* Kurumsal ve Bireysel Performans Sistemlerinin Kurulması
* Bilgi Teknolojileri Uygulamaları
başlıkları altında hazırlanmıştır.
KONTROL FAALİYETLERİ
Bu kapsamda;
1- Eğitim-deneyim tablosu,
2- Görev envanteri tablosu,
3- Vekalet formu,
4- Görev devri rapor formu,
5- İç hareketlilik analizi tablosu,
6- Yıllık ve mazeret izin formu,
tabloları oluşturulmuş/yeniden revize edilmiştir.
BİLGİ VE İLETİŞİM
Bu kapsamda;
1- Kayıt, Dosyalama, Evrak ve Arşiv Sistemi analiz edilmiştir.
2- Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirim Yöntemleri standart hale getirilmiştir.
* Hata bildirim formu,
* Şikâyet formu,
* Tutanak formu,
tabloları oluşturulmuş/yeniden revize edilmiştir.
İZLEME
İç Kontrol Sisteminin kalitesini değerlendirmek amacıyla izleme faaliyetleri gerçekleştirilmiştir. Bu kapsamda;
* Düzeltici/Önleyici faaliyet formu,
* Çalışan öneri formu,
* İç Kontrol Sistemi izleme formu,
tabloları oluşturulmuş/yeniden revize edilmiştir.
Sistem oluşturulmuş olup, ayrıca yılda iki kere (Haziran ve Aralık aylarında) Uyum Eylem Planlarına mevcut durumun güvence sağlayıp sağlamadığı, sağlıyorsa bunun hangi eylem/faaliyet ile sağladığı belirtilerek Uyum Eylem Planı Strateji Geliştirme Başkanlığına gönderilmektedir.
