KURUM HEDEF ve FAALİYETLERİ DOKÜMANI REVİZE EDİLMİŞTİR
Enstitümüzde Aralık 2013 tarihinden itibaren kesintisiz uygulanmakta olan Toplam Kalite Yönetim Sistemi kapsamında hazırlanan "Kurum Hedef ve Faaliyetleri Dokümanı - 2016-2020" başta Bakanlığımızın oluşturduğu 2018-2022 Stratejik Planı ile Genel Müdürlüğümüzün hazırladığı 2016-2020 Master Planı dikkate alınarak, iç ve dış tüm paydaşların görüşleri de belirlenerek oluşturulmuştur.
Bu amaçla iç paydaş görüşleri Bölüm / Birim Başkanları vasıtasıyla dış paydaş görüşleri ise Enstitü web sitesi üzerinden ve yapılan resmi yazışmalarla belirlenmiştir.
Böylece bu yılın başından itibaren toplanan iç ve dış paydaş görüşleriyle birlikte Enstitü çalışanlarını temsilen Kalite Yönetim Sistemi Birimi içerisinde oluşturulan Kurum Performansı Değerlendirme Ekibi tarafından yapılan özdeğerlendirme çalışmaları sonucunda 2018 yılı hedefleriyle birlikte "Kurum Hedefleri ve Faaliyetleri Dokümanı - 2016-2020" revize edilmiştir.
KURUM HEDEFLERİNİN PAYLAŞIMI VE İZLENMESİ
Üst yönetimin onayından sonra Kurum Hedef ve Faaliyetler Dokümanı – 2016-2020 iç paydaşlara yapılan toplantılarla dış paydaşlara ise hem kurum web sayfası üzerinden hem de resmi yazışmalarla duyurulmaktadır.
Kurum hedeflerinde yer alan AR-GE ve laboratuvar hizmetlerine ait hedeflerin takibi ve sorgulaması her yılın ocak ayında belirlenen ve yılda 12 defa yapılan Araştırma Komiteleri ve 15 günde bir düzenli yapılan Bölüm / Birim Başkanları toplantılarında değerlendirilmekte, izlenmekte ve tutanakla da kayıt altına alınmaktadır.
Ayrıca kurumsal kapasite ile ilgili hedefler ayda bir yapılan tüm Bölüm / Birim Başkanlarının katılımıyla gerçekleştirilen toplantılarla izlenmekte, önceliklendirilmekte ve tutanakla da kayıt altına alınmaktadır.
Diğer taraftan 2018 yılı değerlendirmesinde kullanmak üzere hem yayınlanan doküman paydaşlara gönderilmiş hem de "Kurumsal Mükemmellikte Dış Paydaş Açılımı" adlı projeyle 2018 yılı başından itibaren dış paydaş görüşleri de toplanmaya başlanmıştır.
Kurum hedeflerinin 2017 yılı sonu itibariyle gerçekleşme oranı %73.08 olmuştur. Bu oran bir önceki yılda %67.50 olarak belirlenmiştir.
Değerli görüş ve önerilerini bizimle paylaşarak geleceğimize yön vermede çok önemli katkıda bulunan iç ve dış paydaşlarımıza teşekkürü borç bilirim.
Doç. Dr. Aynur ÖZBAHÇE
Enstitü Müdürü
2016-2020 Kurum Hedef ve Faaliyetleri Dokümanı İçin Tıklayınız
2017 Yılı Hedef Gerçekleşme Oranı İçin Tıklayınız
KURUM HEDEF ve FAALİYETLERİ DOKÜMANI HAZIRLAMA AŞAMALARI
2014-2015 YILLARI ÇALIŞMALARI
Enstitümüzde ilk olarak 2014 yılında Toplam Kalite Yönetim sistemi çerçevesinde yapılan çalışma ile kritik süreçlerimiz belirlenmiştir. Kritik süreçlerimizden bir tanesi de “Stratejik Planlama Süreci” dir. Bu nedenle Bakanlığımızın stratejik planı ve Enstitümüzün bağlı bulunduğu TAGEM’in master planı esas alınarak Enstitü Hedef ve Faaliyetler Dokümanını hazırlanmıştır.
Daha sonra kurum deflerinin daha da profesyonel hazırlanması amacıyla stratejik planın revizyonu öncesi tüm Bölüm / Birimlerin temsil edildiği ve üst yönetimin de katılımıyla oluşan 24 kişilik ekip öncelikle Ankara Kalkınma Ajansı tarafından desteklenen “Kurumsal Mükemmellik Yolunda Stratejik yönetim Eğitimi ve Rehberlik” adlı projemiz kapsamında 2015 yılı Nisan ayında “Stratejik Yönetim Eğitimi” almıştır.
Bu eğitim sonrası “Stratejik Planlama Çalışma Grubu”, “Stratejik Planlama Yürütme ve Koordinasyon Komitesi” ve “Strateji Geliştirme Kurulu” oluşturulmuştur.
Öncelikle oluşturulan Çalışma Grubu ekipleri iş takvimi yapmıştır. Bölüm / Birimlerden durum analizi başlığında Bölüm / Birimlerin faaliyet alanları, ürün ve hizmetlerini belirlemeleri ve paydaş analizi ve önceliklendirmesini yapmaları, daha sonra Bölüm / Birim içi çevre analizi başlığında iç çevre analizi ile güçlü ve zayıf yönlerini, dış çevre analizi fırsatlar ve tehditleri belirlemeleri istenmiştir. Elde edilen veriler GZFT / TFZG Matrisine işlenmiştir. Bu çalışmalar sonrasında Bölüm / Birimlerden bakanlık stratejik amaç ve hedefleri doğrultusunda Bölüm / Birim alt hedeflerini belirlemeleri istenmiştir.
Çalışma grubu periyodik olarak toplanarak hazırlanan belgeleri değerlendirerek “Enstitü Hedef ve Faaliyetler” dokümanı taslağını hazırlamış ve bir üst kurul olan, tüm Bölüm / Birim başkanlarından oluşan Yürütme ve Koordinasyon grubuna göndermiştir. Bu kurul taslak üzerinde çalışarak, kurum misyonu ve vizyonunu ile birlikte Enstitü Hedef ve Faaliyetlerini 5 yıllık ve yıllık olarak belirleyerek stratejiden hedeflere olacak şekilde çalışanlara indirgemiş ve 2015 yılı için revize edilen Kurum Hedef ve Faaliyetler Dokümanını üst yönetime sunmuştur.
2016 YILI ÇALIŞMALARI
Kurum hedeflerini revize etmek amacıyla 2015 yılı Ekim ayında KAL-DER tarafından yapılan “Kararlılık Değerlendirme Raporu” özdeğerlendirme verisi olarak kullanılmış, iç ve dış paydaşlardan alınan görüşler doğrultusunda yapılan değerlendirmeler sonucu “Kurum Hedef ve Faaliyetler Dokümanı – 2016-2020” revize edilmiştir.
Kurum hedeflerinin gerçekleşme oranı 2016 yılı sonu itibari ile %67.50 olarak belirlenmiştir.
2017 YILI ÇALIŞMALARI
Doküman yenilenirken 2016 yılı özdeğerlendirmesi aşamasında bölümlerden öncelikle Swot analizi ile bölümlerin güçlü ve zayıf yanlarını, fırsat ve tehditlerini, PEST analizi ile politik, ekonomik, sosyolojik ve teknolojik yönlerden bölüm faaliyetlerini değerlendirmeleri istenmiştir.
Daha sonra Bölüm Başkanları ile bir araya gelerek çalıştay yöntemi ile çalışmalar konsolide edilmiştir.
Ayrıca 2016 yılı Aralık ayında dış paydaşların görüşlerini almak amacıyla yapılan “Kurumsal Mükemmellikte Paydaş Katılımı Çalıştayı” Sonuç Bildirgesi ve enstitünün verdiği hizmetler üzerinden (eğitim, analiz vb) diğer anketlerden gelen veriler kullanılarak misyon ve vizyon revize edilmiş 24.05.2017 tarihinde revizyon 1 numarası ile “Kurum Hedef ve Faaliyetler Dokümanı - 2016-2020” yayınlanarak yürürlüğe girmiştir.
Kurum hedeflerinin gerçekleşme oranı 2017 yılı sonu itibari ile %73.08 olarak belirlenmiştir.